1.Excel車両管理の課題
当社では社用車を100台以上保有しており、それらの車検日や自賠責保険の期限をExcelで管理していました。しかし、管理ファイルが複雑化し、入力ミスや更新漏れが頻発。担当者による手作業での確認やリマインド業務に多くの時間を要しており、業務の効率化が急務となっていました。
特に車検は、国土交通省によれば有効期間満了日の2か月前から受けられる制度となっており、更新の猶予は限られています（国土交通省：自動車検査登録ポータル）。
また、自賠責保険も一般的に車検と同時に更新が必要であり、法人利用の場合はディーラーや保険代理店を通じた契約更新が行われるのが通常です（チューリッヒ保険：自賠責保険更新ガイド）。
このように、制度的に期限が定められている車検・保険をExcelで管理するのは非常に煩雑であり、属人的な負担が大きな課題となっていました。
2.車両管理システム「K-fis」による解決
K-fis台帳管理システムに車両管理機能を追加することで、次回車検日をシステム上に登録し、期日が近づくと自動で担当者へメール通知が届く仕組みを構築しました。さらに、自賠責保険の情報も台帳に登録し、保険証のPDFファイルなどを一緒にアップロードすることで、情報の一元管理が実現しました。
3.活用プロセス
ステップ1:車両情報の登録
車両ごとに車検日・保険期限・ナンバーなどの情報をK-fis台帳に入力します。これにより、管理対象の全車両が一覧化されます。
ステップ2：ファイルのアップロード
自賠責保険証書などの関連書類をPDF形式で添付可能。台帳と書類を一体で管理でき、確認作業が容易になります。
ステップ3：通知設定の自動化
期日が近づくと自動で担当者にメールが送信されます。
各車両に対して、車検日や保険期限のリマインド通知日を設定。
ステップ4：一覧での状況確認
台帳上で車検・保険のステータスを一覧表示。
期限が近い車両や未更新情報がひと目で分かります。
ステップ5：情報の随時更新
車両の入替や保険更新などの都度、情報を更新。常に最新の管理状況が維持されます。
4.導入効果
導入前に比べ、管理担当者の工数が大幅に削減されました。従来は毎月数時間かけていた車検・保険の確認作業が、K-fis導入後はメール通知と一覧表示により約70％の作業時間削減を実現しています。車検漏れなどのヒューマンエラーもゼロに抑えられました。
5.K-fisならではの特長と他システムとの差別化ポイント
K-fisは、Excelに近い感覚で台帳管理ができる操作性を維持しながら、メール通知やファイルアップロードといった実用的な機能を備えている点が特長です。さらに、管理項目は自由にカスタマイズできるため、車両管理以外の用途にも柔軟に対応可能。他システムと異なり、現場主導での運用が可能な点が高く評価されています。
6.導入の流れ
| ステップ | 内容 |
| 1.ヒアリング | 管理項目や運用ルールを確認 |
| 2.初期設定 | 台帳フォーマットを構築、通知ルール設定 |
| 3.データ登録 | 車両情報や保険データを登録 |
| 4.運用開始 | 管理業務をK-fisへ移行 |
| 5.定着支援 | 操作サポートと継続改善の支援 |
7.こんな企業におすすめ
・複数の社用車を保有し、車検や保険管理が煩雑になっている企業様
・Excelでの管理に限界を感じているご担当者様
・属人的な管理から脱却し、仕組みでの業務管理を目指す企業様
8.よくある質問（FAQ）
Q: 社用車の車検管理をシステム化するとどんなメリットがありますか？
A: 車検日や保険期限のリマインド通知が自動で行われるため、確認漏れを防ぎ、管理工数を大幅に削減できます。また、情報の一元管理により、確認や検索もスムーズです。
Q: Excel管理との違いは何ですか？
A: K-fisでは、Excelのような入力感覚を維持しながら、メール通知・ファイル添付・アクセス制限など、Excelにはない管理機能が備わっており、実務に即した運用が可能です。
Q: K-fisは車両管理以外にも使えますか？
A: はい。設備管理、工事進捗、アンケート管理など、多様な業務にカスタマイズして活用いただけます。汎用性の高さもK-fisの魅力です。
9.まとめ
K-fis台帳管理システムを活用することで、車両情報の見える化と管理の効率化を同時に実現しました。「車検や保険の期限管理に追われている」「管理が個人任せになっている」——そんなお悩みをお持ちの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。
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