1. 導入前の課題（現場で困っていた状況）
ある製造業の会社では、製品の塗装工程を外部業者へ委託しており、その品質確認として膜厚検査を実施していました。また、外観検査についても別の委託先で実施しており、それぞれの検査結果は紙やExcelで提出されていました。
しかし、提出形式がバラバラであるため、そのままでは社内提出用の報告書として使用できず、現場担当者がExcelを使ってフォーマットを整形し直す必要がありました。
- 手入力での転記作業
- フォーマット調整の繰り返し
- 複数データの突合・確認作業
これらの作業に多くの時間を要し、「本来注力すべき品質管理業務に時間が割けない」という状況が続いていました。
2. K-fis導入による解決（何の機能を使ってどう改善されたか）
こうした課題を解決するため、K-fis 検査記録支援システム（点検管理システムをベースにカスタマイズ）を導入しました。
外部委託先でもK-fisを活用し、検査結果を直接システムに入力する運用へと変更しました。
- スマホやPCから簡単入力で現場から即時登録
- 統一フォーマットでのデータ蓄積により整形作業を不要化
- 帳票出力機能で指定フォーマットの報告書を自動生成
これにより、従来発生していた“転記作業”そのものをなくすことができました。
3. 活用プロセス（入力→承認→集計などの流れ）
K-fis導入後の業務フローは以下のように整理されました。
- 外部委託先が検査結果をK-fisへ入力
- 入力内容を社内で確認し、ワンクリック承認
- データはリアルタイムで蓄積・一元管理
- 必要なタイミングで帳票を自動出力
- そのまま提出用報告書として活用
これにより、「入力→確認→出力」までの一連の流れがシステム上で完結するようになりました。
4. 導入効果
最も大きな効果は、Excel転記作業の大幅削減です。
従来は、複数のExcelや紙資料を見ながら手作業でデータを整形していましたが、現在はその作業自体が不要となりました。
- 転記・整形作業：ほぼゼロに削減
- 報告書作成時間：大幅短縮
- ヒューマンエラーの防止
結果として、現場担当者は本来の品質確認や改善活動に時間を割けるようになりました。
5. K-fisならではの特長と他システムとの差別化ポイント
K-fisの特長は、「現場入力から帳票出力までを一気通貫で実現できる点」にあります。
- スマホで簡単入力：現場・外部委託先でもすぐ使える
- ワンクリック承認：確認作業のスピード化
- リアルタイム集計：状況を即時把握
- 自動帳票出力：フォーマット整形不要
特に今回のような「外部委託×検査業務」においては、データ形式の統一と自動出力の仕組みが大きな効果を発揮しました。
6. 導入の流れ
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| STEP1 | 現状業務のヒアリング・課題整理 |
| STEP2 | 検査項目・入力フォーマットの設計 |
| STEP3 | K-fis環境構築・カスタマイズ |
| STEP4 | 外部委託先を含めた運用テスト |
| STEP5 | 本番運用開始・定着支援 |
※本事例は宮崎県「令和7年度産業DX推進事業費補助金」を活用して導入されました。
また、2026年3月26日より募集開始の「令和7年度補正予算 物価高騰対策DX推進事業費補助金」の活用を検討されている企業様にとっても、参考となる事例です。
7. こんな企業におすすめ
- 検査業務を外部委託しており、データ形式がバラバラな企業
- Excelや紙からの転記作業に多くの時間を取られている現場
- 報告書作成を効率化したい品質管理部門
- DX補助金を活用して業務改善を進めたい製造業
8. まとめ
外部委託検査の管理においては、「データの受け取り方」と「帳票化の手間」が大きな課題になりがちです。
K-fisを活用することで、入力から報告書作成までを一元化し、現場の負担を大きく軽減することが可能です。
補助金の活用も含め、自社に最適な運用をご提案いたします。
ぜひお気軽にご相談ください。
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