株式会社興電舎では、K-fisアンケート管理システムを活用し、紙やExcelで行っていたさまざまな社内業務を、スマートフォンから利用できる業務アプリとして整備しています。
HHK提案、安全パトロール、車両点検、お弁当注文、CSアンケートなど、用途の異なる入力業務をK-fis上でアプリ化。
さらに、社員が迷わず利用できるよう、複数の業務アプリをまとめた「K-fisアプリポータル」を構築し、社給スマートフォンから簡単にアクセスできるようにしています。
紙やExcelで管理している社内業務をスマホ入力へ切り替えたい、複数の入力フォームを一元化したい、といった社内DXの取り組みに活用しています。
紙・Excelで行う社内業務の課題
社内には、点検、報告、改善提案、アンケート、注文受付など、さまざまな入力業務があります。
これらの業務を紙やExcelで管理している場合、次のような課題が発生しやすくなります。
- 紙に記入した内容をExcelへ転記する手間がかかる
- 記入漏れや転記ミスが発生する
- 提出された情報の確認に時間がかかる
- 過去の記録を探しにくい
- 集計作業に時間がかかる
- 業務ごとに入力先が異なり、社員が迷いやすい
特に、社内業務ごとにExcelファイルや入力フォームが増えていくと、「どこから入力すればよいか分からない」「どこに情報が保存されているか分からない」といった問題も起こりやすくなります。
そこで、K-fisを活用して社内業務をスマホ入力できる業務アプリへ置き換え、さらにアプリポータルで一元化しました。
K-fisアプリポータルで社内業務アプリを一元化
K-fis上には、社員向けの「K-fisアプリポータル」を構築しています。
社員が社給スマートフォンからK-fisポータルを開くと、社内で利用できる業務アプリが一覧で表示されます。
利用者は、目的に応じたメニューを選択するだけで、必要な入力フォームを開くことができます。
たとえば、
- HHK提案
- 安全パトロール
- 車両点検
- お弁当注文
- CSアンケート
といった複数の社内業務を、一つのポータルから利用できます。
業務ごとのURLや入力先を覚える必要がなく、「社内業務の入力はまずK-fisポータルを開く」という分かりやすい運用にしています。
HHK提案をスマートフォンから入力
HHK提案では、社員が業務の中で気づいた改善提案やヒヤリハットを、スマートフォンから入力できます。
紙の報告書に記入して提出する場合、提出までに時間がかかったり、後からExcelへ転記する作業が必要になったりします。
K-fisを活用することで、その場で内容を入力し、必要に応じて写真も添付できます。
入力された情報はすぐに共有できるため、紙での報告やExcelへの転記作業を減らし、現場の気づきを改善活動につなげやすくなります。
安全パトロールの記録をスマホ入力へ
安全パトロールの記録にもK-fisを活用しています。
従来の紙のチェックリストでは、現場で記入したあとにExcelへ転記したり、写真を別に管理したりする場合があります。
K-fisでは、スマートフォンから確認項目を入力し、現場の写真もあわせて登録できます。
その場で記録・共有できるため、記録漏れの防止や情報共有のスピード向上につながります。
また、入力されたデータを蓄積することで、過去の安全パトロール記録も検索・確認しやすくなります。
車両点検をスマホアプリ化
社用車の日常点検にもK-fisを利用しています。
車両ごとの点検項目をスマートフォンから入力し、点検結果をデータとして記録します。
QRコードを活用すれば、対象車両を呼び出して点検画面を表示する運用も可能です。
紙の点検表と比べて、過去の記録を確認しやすくなり、点検結果の一元管理にもつながります。
お弁当注文も業務アプリとして活用
K-fisは、点検や報告といった現場業務だけでなく、社内のお弁当注文にも活用しています。
社員はK-fisアプリポータルからお弁当注文アプリを開き、スマートフォンから注文内容を入力できます。
管理側では、入力された注文内容をまとめて確認できます。
紙やチャット、口頭で注文を受け付ける運用と比べて、注文内容の確認や集計作業を効率化できます。
このような日常的な社内業務にもK-fisを活用することで、社員が普段からK-fisを利用する機会を増やし、システムの定着にもつなげています。
CSアンケートの回答・集計にも活用
CSアンケートにもK-fisアンケート管理システムを利用しています。
スマートフォンやWebから回答を受け付け、回答結果をデータとして蓄積できます。
集計したデータはグラフなどで確認できるため、アンケート結果をサービス改善や業務改善に活用しやすくなります。
紙のアンケートで発生する回収や手集計の作業を減らせることもメリットです。
業務に合わせた入力フォームを作成
K-fisアンケート管理システムは、アンケート専用のシステムではありません。
業務に合わせて入力項目を設定できるため、さまざまな社内業務をスマホ入力アプリとして構築できます。
たとえば、
- 点検・検査
- 作業日報
- 改善提案
- 申請・報告
- 教育記録
- 在庫確認
- 問い合わせ管理
- 来場受付
- 注文受付
- 各種アンケート
など、幅広い業務に活用できます。
現在使っている紙の帳票やExcelの管理表をもとに、業務に合わせた入力フォームを検討することも可能です。
複数の業務アプリを社内ポータルにまとめるメリット
社内業務をデジタル化しても、入力フォームや業務アプリが増えすぎると、利用者にとって分かりにくくなることがあります。
そこで今回の社内活用では、複数の入力アプリをK-fisアプリポータルにまとめています。
社員側は、ポータルを開いて目的の業務アプリを選択するだけです。
管理側では、K-fis上に蓄積された情報を確認・検索・集計できます。
「業務アプリを作る」だけでなく、「社員が迷わず使える入口を用意する」ことで、社内業務のデジタル化を定着させやすくしています。
紙・Excelからスマホ入力へ変えることで得られる効果
K-fisアンケート管理システムとアプリポータルを組み合わせることで、次のような効果があります。
- 紙への記入を減らせる
- Excelへの転記作業を削減できる
- スマートフォンからその場で入力できる
- 写真を添付して現場の状況を共有できる
- 入力された情報をリアルタイムで確認できる
- 過去の記録を検索しやすくなる
- 集計作業を効率化できる
- 複数の入力フォームを一元化できる
- 新しい業務アプリを追加しやすい
一度にすべての社内業務をシステム化するのではなく、紙やExcelで手間がかかっている業務から少しずつスマホ入力へ切り替えていくこともできます。
こんな企業におすすめ
K-fisを活用した社内業務アプリ化は、次のような課題を持つ企業におすすめです。
- 紙やExcelで管理している業務が多い
- Excelへの転記作業を減らしたい
- 現場からスマートフォンで報告できるようにしたい
- 社内向けの業務アプリを作りたい
- 複数の入力フォームを一元管理したい
- 社員が利用しやすい社内ポータルを作りたい
- 現場の記録をリアルタイムに共有したい
- 業務ごとのデータを集計・分析したい
まとめ
株式会社興電舎では、K-fisアンケート管理システムを活用し、紙やExcelで行っていた社内業務をスマートフォンから利用できる業務アプリとして整備しています。
HHK提案、安全パトロール、車両点検、お弁当注文、CSアンケートなど、複数の業務アプリをK-fisアプリポータルにまとめることで、社員が必要な入力画面へ簡単にアクセスできる環境を構築しています。
K-fisアンケート管理システムは、アンケートだけでなく、点検、報告、申請、注文受付、改善提案など、紙やExcelで行っているさまざまな社内業務をスマホ入力へ置き換えることができます。
「紙やExcelの業務をスマホ入力に変えたい」「社内向けの業務アプリを作りたい」「複数の入力フォームを一元化したい」といった課題の解決に活用できます。
紙・Excelの社内業務をスマホ入力に変えてみませんか？
現在使用している紙の帳票やExcelの管理表をもとに、K-fisでどのような業務アプリを構築できるかご提案できます。
「この業務をスマホから入力できるようにしたい」
「複数の社内フォームを一つのポータルにまとめたい」
「現場の入力から集計まで効率化したい」
といったご相談も可能です。
紙・Excelで行っている社内業務のデジタル化をご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。
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